Electronic document management — Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents — Specifications

FICHE — ISO 14641:2018 (système d'information pour la conservation intègre de documents électroniques)

Norme payante : cette fiche ne reproduit pas le texte. Aucun texte jumeau gratuit n'existe. La meilleure source publique est le schéma de certification belge e-Archiving du SPF Économie, qui rend applicables de nombreuses clauses numérotées de la norme (§ 4). Établie le 2026-10-29.

1. Identification

Champ	Valeur
Référence	ISO 14641:2018
Titre	Electronic document management — Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents — Specifications
Titre FR (ISO)	Archivage électronique — Conception et exploitation d'un système informatique pour la conservation intègre de documents électroniques — Spécifications
Édition	1re édition sous ce numéro, 2018-06-07, 40 pages ; remplace ISO 14641-1:2012 (Electronic archiving — Part 1, 38 p., retirée)
Éditeur / comité	ISO, ISO/TC 171/SC 1
Statut ISO (2026-10-29)	Publiée et confirmée (stade 90.93). Selon l'AFNOR, aucune révision n'est prévue.
Prix ISO	CHF 181
Achat officiel	https://www.iso.org/standard/74338.html ; NBN en Belgique ; boutique AFNOR (version française)

2. Objet et champ d'application (résumé officiel ISO, traduit)

La norme fixe un ensemble de spécifications techniques et de politiques organisationnelles pour la capture, le stockage et l'accès aux documents électroniques. Elle garantit leur lisibilité, intégrité et traçabilité pendant toute la durée de conservation.

Elle s'applique aux documents issus :

• de la numérisation d'originaux papier ou microformes ;
• de la conversion de contenus audio ou vidéo analogiques ;
• de la création « native » par une application ;
• d'autres sources numériques : plans 2D et 3D, dessins, audio et vidéo numériques, imagerie médicale.

Elle ne s'applique pas aux systèmes où les utilisateurs peuvent substituer ou altérer des documents après leur capture.

Publics visés :

• les organisations qui exploitent un système d'archivage : fidélité à l'original pour les documents numérisés, intégrité et lisibilité pour les documents nativement numériques, traçabilité de toutes les opérations ;
• les éditeurs de logiciels et prestataires informatiques ;
• les tiers archiveurs.

3. Lien avec la NF Z42-013 (« texte jumeau »)

• NF Z42-013 (AFNOR) est la norme française historique de l'archivage électronique. L'édition en vigueur est celle d'octobre 2020, 78 p., intitulée Archivage électronique — Recommandations et exigences ; elle remplace celle de mars 2009.
• Résumé AFNOR : la norme formalise les exigences et recommandations fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité pour concevoir et exploiter un système d'archivage électronique (SAE). Ce système doit conserver une archive dans des conditions qui préservent et démontrent son intégrité pendant toute la durée de conservation.
• Filiation : ISO 14641-1:2012 est généralement présentée comme la reprise internationale de NF Z42-013:2009. Cette affirmation provient de sources secondaires, non vérifiée sur un document ISO.
• Aujourd'hui, ce ne sont plus des jumeaux. La FAQ officielle de l'AFNOR l'indique : « ISO 14641 … The current version dates from June 2018. This is an international standard that is independent of NF Z42-013 and follows its own standardization process. A revision of this document is not currently planned. »
• Apports de NF Z42-013:2020, d'après la FAQ AFNOR :
  • exigences classées en trois catégories : fonctionnelles, organisationnelles, infrastructure ;
  • prise en compte des documents signés électroniquement, du RGPD, du chiffrement et des tiers ;
  • la numérisation fidèle est désormais traitée par NF Z42-026 (2017) ;
  • suppression de l'annexe sur les formats.
• Certification NF 461 (AFNOR Certification) d'un SAE : les certificats publiés attestent la conformité « aux normes ISO 14641 (version de juin 2018) & NF Z 42-013 (version d'octobre 2020) ».
• Accès gratuit : aucune version gratuite en ligne. La collection AFNOR se consulte gratuitement dans les délégations régionales du groupe AFNOR, en France.

4. Parties utiles pour eIDAS 2 et pour la Belgique

4.1 Union européenne

• Accréditation des OEC pour l'archivage électronique qualifié (art. 45 undecies du règlement 910/2014 modifié). L'annexe II du règlement d'exécution 2025/2162 liste les normes de référence des schémas d'évaluation de la conformité. Pour le service « provision of qualified electronic archiving services », elle cite :

  • ISO 14641 ;
  • ISO 14721 ;
  • CEN/TS 18170 ;
  • ETSI EN 301 549 ;
  • ETSI EN 319 401 ;
  • ETSI EN 119 511.

  Le rectificatif 2025/2162 R(01) corrige « ETSI TS 301 549 » en « ETSI EN 301 549 » et laisse ISO 14641 inchangée.

• Le règlement d'exécution 2025/2532, qui fixe les normes de référence du service qualifié lui-même, ne cite pas ISO 14641. Il retient CEN/TS 18170 et ISO 14721 (voir FICHE-CEN-TS-18170.md et FICHE-ISO-14721.md). ISO 14641 intervient donc au niveau de l'évaluation de la conformité, non comme référence d'exigences du service.

4.2 Belgique

• AR du 29-03-2019 fixant les numéros de référence des normes applicables au service d'archivage électronique qualifié (base : CDE, art. I.18, 17°). Il cite, parmi les normes techniques :

  • ISO 16175-2:2011 ;
  • CoreTrustSeal:2018 ;
  • Nestor Seal ;
  • ISO 16363:2012 ;
  • ISO 14641:2018 ;
  • ISO/TR 13028:2010 ;
  • AFNOR NF Z42-026:2017.

  Fichier : BE-AR-2019-03-29-archivage-qualifie-normes_FR.md.

• BE e-Archiving Certification Scheme v1.2 (SPF Économie, 30-03-2021), annexe A « Certification criteria for e-Archiving services for long-term preservation ». Il rend applicables, ou à prendre en considération, des clauses numérotées d'ISO 14641:2018 (réf. [5]). Le tableau ci-dessous reprend ces renvois. Ils donnent un aperçu public fiable de la structure de la norme, à partir de la section du schéma où chaque exigence figure.

  Section de l'annexe A du schéma	Exigence	Clause ISO 14641:2018	Portée
  6.1 Déclaration des pratiques du service d'archivage	A-10, A-11	5.4.1, 5.4.3	applicable
  6.4 Profil d'archivage	A-25	5.3	applicable
  7.3 Gestion des actifs	A-46 ; A-47	5.2 ; 6	applicable ; à prendre en considération
  7.7 Sécurité des opérations	A-52 à A-55	5.5.4, 5.5.5, 5.5.7, 5.5.8	applicable
  7.10 Collecte des preuves	A-61 à A-64	5.7.1 à 5.7.4	applicable
  7.13 Conformité	A-69, A-70	12.1.1, 12.2	applicable
  7.15 Sous-traitants	A-74, A-75	13, 14	à prendre en considération
  8.3 Import / capture	A-79 à A-87	10.1.1 à 10.1.9	applicable
  8.4 Génération de l'AIP	A-89	10.1.10	applicable
  8.5 Accès	A-90 à A-92	11.2.1, 11.2.3, 11.2.4	applicable
  8.6 Export / restitution	A-101	11.3	applicable
  8.7 Élimination	A-105	11.4	applicable

  Lecture : les clauses 5.x portent sur les exigences générales (profil, pratiques et politiques, exploitation, journaux et preuves), la clause 10 sur la capture, la clause 11 sur l'accès, la restitution et la destruction, et les clauses 12 à 14 sur le contrôle et la sous-traitance. Cette interprétation est tirée de l'intitulé des sections du schéma, non du texte ISO.

  Fichier : BE-SPFEco-e-Archiving-Certification-Scheme_EN.md.

5. Actes qui la citent

Acte	Emplacement	Teneur
Règl. d'exéc. (UE) 2025/2162 (accréditation des OEC des QTSP)	Annexe II, ligne « archivage électronique qualifié »	Norme de référence des schémas d'évaluation de la conformité
Rectificatif 2025/2162 R(01)	Correction de l'annexe II	Reproduit la liste, avec ISO 14641
AR belge du 29-03-2019 (numac 2019011763)	Annexe, normes techniques	ISO 14641:2018 parmi les normes du service d'archivage électronique qualifié

Source : _index/normes-referencees.csv (EU-2025-2162, annexe II ; EU-2025-2162-rectif-01) et _index/belgique.csv (BE-008, BE-022).

6. Qualité des sources

• Bonne. Le résumé ISO est détaillé.
• La FAQ officielle de l'AFNOR précise la relation avec NF Z42-013.
• Le schéma belge du SPF Économie, source officielle, révèle la numérotation et l'usage de nombreuses clauses.
• L'aperçu ISO OBP n'a pas été récupéré.
• Le prix AFNOR de NF Z42-013 ne s'affichait pas dans la capture de la boutique.

7. Sources

• ISO, fiche catalogue : https://www.iso.org/standard/74338.html (consultée le 2026-10-29) ; ISO 14641-1:2012 : https://www.iso.org/standard/54911.html.
• ISO Open Data (métadonnées) : https://isopublicstorageprod.blob.core.windows.net/opendata/_latest/iso_deliverables_metadata/json/iso_deliverables_metadata.jsonl.
• AFNOR, FAQ « Electronic archiving » : https://www.afnor.org/en/decryptions/cybersecurity/electronic-archiving-faq/.
• AFNOR boutique, NF Z42-013 (octobre 2020) : https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z42-013/archivage-electronique-recommandations-et-exigences/article/927502/fa197009.
• AFNOR Certification, NF 461 : https://certification.afnor.org/numerique/nf-systeme-d-archivage-electronique.
• Exemple de certificat NF 461 (mention ISO 14641:2018 et NF Z42-013:2020) : https://www.xelians.fr/wp-content/uploads/2023/04/86494.4-Certificat-NF461-XELIANS-AM-2023-2026.pdf.
• Règlement d'exécution (UE) 2025/2162 : http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2162/oj.
• SPF Économie, BE e-Archiving Certification Scheme v1.2 : https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Online/BE-e-Archiving-Certification-Scheme.pdf.
• AR du 29-03-2019 : https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/arrete/2019/03/29/2019011763/justel.